Informacja o wynikach kontroli działalności sądów rejestrowych w zakresie prowadzenia Krajowego Rejestru Sądowego

Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła - podjętą z własnej inicjatywy - kontrolę działalności sądów rejestrowych w latach 2001-2003, w zakresie prowadzenia Krajowego Rejestru Sądowego, którą objęto 10 spośród 20 sądów rejonowych prowadzących Krajowy Rejestr Sądowy w tym okresie. Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie oceniając wzrost sprawności sądów rejestrowych w zakresie rejestracji przedsiębiorców, zwróciła uwagę, że czas uzyskania pierwszego wpisu do rejestru, z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorczości, jest nadal zbyt długi. W większości badanych spraw wynosił on bowiem od jednego do trzech miesięcy od daty złożenia wniosku. Stwierdzono natomiast poprawę w zakresie załatwiania spraw o zmiany w rejestrze - okres załatwienia takich spraw uległ skróceniu z ponad miesięcznego do 14 dni. Niewątpliwie na sprawność postępowań prowadzonych przez sądy zasadniczy wpływ ma organizacja pracy. W wyniku kontroli ustalono, że we wszystkich sądach rejonowych wystąpiło znaczące zróżnicowanie obciążenia pracą osób orzekających np. w 2003r. średnia liczba spraw załatwionych przez orzekającego wynosiła od 392 do 736 spraw. NIK negatywnie oceniła pod względem rzetelności, iż w 9 na 10 skontrolowanych sądów, pomimo stwierdzeń przewodniczących wydziałów bądź prezesów sądów o niedoborach kadry urzędniczej, nie potrafili oni określić stopnia obciążenia pracą pracowników administracyjnych. Najwyższa Izba Kontroli zwróciła także uwagę na znaczne zróżnicowanie w poszczególnych sądach liczby osób zatrudnionych na stanowiskach administracyjnych w stosunku do liczby osób orzekających (wskaźnik* wyniósł w 2001r. od 1,41 do 2,58, w 2002r. od 1.43 do 2,87, w 2003r. od 1,13 do 2,54). Jednocześnie ustalenia kontroli nie potwierdziły bezpośredniej zależności pomiędzy stanem zatrudnienia, a szybkością i ilością załatwianych spraw. Krajowy Rejestr Sądowy od początku funkcjonowania tj. 2001r. prowadzony jest w systemie informatycznym. W wyniku kontroli ustalono, że system ten jest wadliwy i nie gwarantuje pewności zawartych w nim informacji np. w zakresie ilości załatwionych spraw. Nie zapewnia również możliwości uzyskania danych o przedsiębiorcach, co do których sądy winny podjąć działania w związku z niewywiązaniem się przez nich z ustawowego obowiązku złożenia rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności. Realizacja przez sądy obowiązku egzekwowania od przedsiębiorców danych, które obligatoryjnie powinny znajdować się w rejestrze przedsiębiorców ma fundamentalne znaczenie dla wiarygodności rejestru przedsiębiorców i pewności obrotu gospodarczego. NIK w wyniku kontroli stwierdziła, że w sądach nie prowadzono skutecznych działań w celu wyegzekwowania od przedsiębiorców złożenia ww. sprawozdań. Zasadniczą przyczyną tej nieprawidłowości był brak odpowiedniego narzędzia informatycznego, ułatwiającego wykonanie pracochłonnego obowiązku. Podkreślenia wymaga fakt, że niezłożenie w sądzie rejestrowym rocznego sprawozdania finansowego przez przedsiębiorcę, stanowi przestępstwo z art. 79 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości . Krytycznie należy ocenić nie reagowanie przez sądy w sposób, do którego obliguje art.304 §2 k.p.k., tj. nie powiadamianie organów ścigania o popełnieniu przestępstwa. Jedynie dwa spośród 10 skontrolowanych sądów złożyły zawiadomienia o popełnieniu przestępstw i to tylko w stosunku do kilku (5) przedsiębiorców. W ocenie Najwyższej Izby Kontroli sądy w większości przypadków zapewniają osobom zainteresowanym dostęp do danych zgromadzonych w KRS, a w szczególności do akt rejestrowych przedsiębiorców, jednakże w celu większego zagwarantowania zasady jawności powinny zostać wyeliminowane – stwierdzone w toku kontroli - sytuacje wprowadzania ograniczeń czasowych dla obywateli w ramach godzin urzędowania sądów. W latach 2001-2003 w związku z zadaniami realizowanymi przez Wydziały KRS do przewodniczących wydziałów, prezesów 10 skontrolowanych sądów rejonowych, prezesów sądów okręgowych, a w kilku przypadkach do Ministerstwa Sprawiedliwości wpłynęło ogółem 140 skarg (na 240.335 spraw, co stanowiło 0,06%) dotyczących m.in. przewlekłości postępowań, niewłaściwej i niekompetentnej obsługi interesantów przez pracowników administracyjnych. Większość rozpatrzonych skarg została uznana za niezasadne. We wszystkich sądach rejonowych skarżącym udzielano odpowiedzi w terminie do miesiąca od złożenia skargi. W toku kontroli stwierdzono jeden przypadek (zasługujący na krytyczną ocenę NIK pod względem legalności i rzetelności) przekroczenia przez Prezesa Sądu Okręgowego miesięcznego terminu załatwienia skargi, co stanowiło naruszenie art. 237 §1 k.p.a. W wyniku kontroli Najwyższa Izba Kontroli sformułowała - w celu poprawy funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego- wnioski dotyczące m.in. podjęcia działań organizacyjnych w celu skrócenia okresu załatwiania spraw dla dochowania 14 dniowego terminu rozpoznawania wniosków; dostosowania istniejącego systemu informatycznego do zadań sądów; egzekwowania od przedsiębiorców obowiązku składania w sądach rejestrowych sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności, a w przypadku nie wywiązania się przez przedsiębiorców z tego obowiązku – powiadamianie organów ścigania o popełnieniu przestępstw; zabezpieczenia odpowiedniego stanu zatrudnienia i równomiernego obciążenia pracowników w wydziałach KRS sądów rejonowych. W efekcie przedmiotowej kontroli Najwyższa Izba Kontroli skierowała 53 zawiadomienia o popełnieniu przestępstw przez członków zarządów 123 przedsiębiorców, polegających na niezłożeniu we właściwych sądach rejestrowych rocznych sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności jednostki (art.79 pkt 4 ustawy o rachunkowości).