Dane bezpieczne, ale tylko niektóre - NIK o pracy zdalnej w urzędach

Stan epidemii Covid-19, który ogłoszono w Polsce w marcu 2020 r. postawił instytucje publiczne w trudnej sytuacji. Zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa, a urzędom ciągłości funkcjonowania wymagało natychmiastowej zmiany organizacji pracy, co stwarzało nowe zagrożenia dla gromadzonych i przetwarzanych w tych instytucjach danych.

Kontrola przeprowadzona przez NIK pokazała, że mimo obowiązujących przepisów od stycznia 2020 r. do grudnia 2021 r. w połowie kontrolowanych urzędów nie wprowadzono systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji podczas pracy na odległość. Regulacje, które tam obowiązywały, dotyczyły jedynie danych osobowych. Część instytucji nie przestrzegała nawet własnych zasad związanych z pracą na indywidualnych kontach systemu operacyjnego, szyfrowaniem twardych dysków służbowych komputerów czy postępowaniem z zewnętrznymi nośnikami danych.

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów (KPRM), która z powodu likwidacji resortu pełni także obowiązki Ministerstwa Cyfryzacji, nie monitorowała ani skali wprowadzenia w instytucjach publicznych pracy na odległość, ani tego, w jakim stopniu zapewniono tam bezpieczeństwo przetwarzanym mobilnie danym.

Poza kancelarią premiera, kontrola NIK objęła także 10 instytucji w Warmińsko-Mazurskiem: Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków, Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny i Izbę Administracji Skarbowej w Olsztynie, a także 5 urzędów gmin i 2 urzędy powiatowe. Jednym z kryteriów wyboru tych instytucji były informacje dotyczące zakresu pracy zdalnej w okresie od 8 marca 2020 r. do 31 marca 2021 r. zebrane przez Najwyższą Izbę Kontroli w 142 urzędach regionu. W niemal 50 z nich zdalnie pracowało ponad ¾ zatrudnionych tam osób.

Wykorzystanie możliwości pracy zdalnej wg liczby jednostek (opis grafiki poniżej)
Opis grafiki

Wykorzystanie możliwości pracy zdalnej wg liczby jednostek.

142 zbadane przez NIK jednostki administracji publicznej

  • 49 - ponad 3/4 zatrudnionych
  • 38 - od 1/2 do 3/4 zatrudnionych
  • 19 - od 1/4 do 1/2 zatrudnionych
  • 19 - mniej niż 1/4 zatrudnionych
  • 17 - praca wyłącznie stacjonarna

Źródło: opracowanie własne na podstawie ustaleń NIK.

Uzyskane informacje pozwoliły również na określenie skali wykorzystania w tym czasie podczas pracy zdalnej komputerów służbowych i prywatnych.

Wykorzystanie w pracy zdalnej sprzętu komputerowego z podziałem na służbowy i prywatny (opis grafiki poniżej)
Opis grafiki

Liczba jednostek, w których określona część pracowników zdalnych wykorzystywała sprzęt komputerowy z podziałem na służbowy i prywatny

Wykorzystanie sprzętu służbowego:

  • 8 - bez użycia komputera
  • 29 - mniej niż 1/4 pracujących zdalnie
  • 34 - od 1/4 do 1/2 pracujących zdalnie
  • 22 - od 1/2 do 3/4 pracujących zdalnie
  • 32 - ponad 3/4 pracujących zdalnie

Wykorzystanie sprzętu prywatnego:

  • 50 - bez użycia komputera
  • 23 - mniej niż 1/4 pracujących zdalnie
  • 12 - od 1/4 do 1/2 pracujących zdalnie
  • 17 - od 1/2 do 3/4 pracujących zdalnie
  • 23 - ponad 3/4 pracujących zdalnie

Źródło: opracowanie własne na podstawie ustaleń NIK.

Rekomendacje zamiast przepisów

Informacje są bezpieczne, jeśli ich gromadzenie odbywa się we właściwym miejscu, formie i czasie, a przekazywanie adresatom - w wyznaczonym terminie, za pomocą odpowiedniego kanału i w tajemnicy przed niepożądanymi odbiorcami. Minimalne wymagania w tym zakresie nakłada na instytucje publiczne rządowe rozporządzenie z 2012 r. dotyczące Krajowych Ram Interoperacyjności (KRI).

Wynika z niego, że urzędy powinny zapewnić bezpieczeństwo wszystkim kategoriom przetwarzanych informacji, tymczasem kontrolowane przez NIK instytucje dbały przede wszystkim o bezpieczeństwo danych osobowych. W połowie skontrolowanych urzędów nie opracowano i nie wdrożono systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (SZBI), który powinien określać sposób postępowania właściwy dla każdego rodzaju przetwarzanych informacji.

Po ogłoszeniu stanu epidemii, kancelaria premiera opublikowała w internecie zalecenia w zakresie podniesienia poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego w administracji publicznej. Dotyczyły one m.in. korzystania z domowej sieci Wi-Fi, wdrożenia VPN, dwuskładnikowego uwierzytelniania, tworzenia kopii zapasowych, niekorzystania z publicznych otwartych sieci Wi-Fi oraz nieużywania prywatnych skrzynek pocztowych, czy grup na portalach społecznościowych do komunikacji firmowej, a także stosowania się do wytycznych pracodawcy i wykorzystywania w pracy zdalnej wyłącznie firmowego sprzętu – laptopów i telefonów. Były to jednak wyłącznie rekomendacje, które nie nakładały obowiązków ani na urzędy, ani na KPRM, ani na Pełnomocnika Rządu do spraw Cyberbezpieczeństwa. W efekcie kancelaria premiera w bardzo ograniczonym zakresie sprawdzała w jaki sposób instytucje publiczne korzystały z zaleceń (skontrolowała jedynie Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej), nie miała także informacji na temat skali wprowadzenia pracy zdalnej w urzędach i zapewnienia przez nie bezpieczeństwa informacjom przetwarzanym mobilnie.

Zdaniem NIK, gromadzenie przez kancelarię premiera danych na temat skali wprowadzenia w urzędach pracy zdalnej i mobilnego przetwarzania danych oraz zastosowanych przy tym rozwiązań technicznych i organizacyjnych mogłoby pomóc we wcześniejszym rozpoznaniu zagrożeń i formułowaniu dodatkowych ostrzeżeń oraz rekomendacji, a to podniosłoby poziom cyberbezpieczeństwa.

Z danych Departamentu Cyberbezpieczeństwa KPRM wynika, że w 2020 r. doszło do 388 incydentów bezpieczeństwa w administracji publicznej, a tylko do sierpnia 2021 r. do kolejnych 287. Informacje te są jednak niepełne, ponieważ Zespół Reagowania na Incydenty Bezpieczeństwa Komputerowego prowadzony przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy nie ma obowiązku przekazywania KPRM szczegółowych informacji o takich incydentach.

Bezpieczeństwo danych

Wprowadzenie w urzędach pracy na odległość wymagało zapewnienia pracownikom narzędzi umożliwiających zdalnie wykonywanie zadań, a także aktualizacji systemów zarządzania bezpieczeństwem danych. Część kontrolowanych przez NIK instytucji nie była przygotowana do natychmiastowego wprowadzenia takich zmian.

Początkowo koncentrowano się głównie na zapewnieniu pracownikom dystansu społecznego i ograniczeniu kontaktów między nimi. Wprowadzono system rotacyjny, zgodnie z którym poszczególne grupy pracowały na zmianę - jeden dzień w formie stacjonarnej i jeden dzień w formie zdalnej, ale bez dostępu do systemów teleinformatycznych. Ponieważ kontrolowane instytucje nie były gotowe do wprowadzenia rozwiązań technicznych umożliwiających taki dostęp, praca zdalna urzędników polegała na udziale w konferencjach i szkoleniach oraz na opracowywaniu ogólnych dokumentów, bez dostępu do wewnętrznych sieci instytucji.

W 2020 r. w 10 kontrolowanych przez NIK urzędach z inicjatywy pracodawcy zdalnie pracowało niemal 73% zatrudnionych tam osób, na własną prośbę - 9,5%. W kolejnym roku pandemii te proporcje wyglądały już zdecydowanie inaczej - 47,5% zatrudnionych pracowało zdalnie na polecenie pracodawcy, na swój wniosek 12,5%. W badanym okresie także niektóre osoby objęte kwarantanną lub izolacją wykonywały swoje obowiązki na odległość.

Liczba pracowników jednostek kontrolowanych wykonujących prace zdalną (opis grafiki poniżej)
Opis grafiki

Liczba pracowników jednostek kontrolowanych wykonujących prace zdalną

Rok 2020 2021
Ogólna liczba pracowników 841 798
na podstawie polecenia pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy 612 379
na podstawie polecenia pracy zdalnej z wniosku pracownika 80 100
w czasie kwarantanny

64

56
w czasie izolacji 19 27


Źródło: opracowanie własne na podstawie ustaleń NIK.

Podstawowymi kanałami przesyłania informacji niezbędnych do wykonywania zadań na odległość były: poczta elektroniczna oraz szyfrowane połączenie VPN umożliwiające dostęp do pulpitu zdalnego komputerów stacjonarnych znajdujących się w urzędach.

Przesyłanie załączników zawierających informacje chronione (dane osobowe) wymagało szyfrowania i zabezpieczenia hasłem, które należało przekazać adresatowi innym kanałem łączności (np. za pośrednictwem telefonu, SMS). W trzech urzędach dopuszczono możliwość wykorzystywania w celach służbowych także prywatnych kont mailowych, a w dwóch z nich określono warunki jakie należało spełnić, aby z tej możliwości można było korzystać. Jednym z nich było uzyskanie pisemnej zgody administratora danych lub administratora systemów informatycznych. Takich warunków nie określono w Urzędzie Ochrony Zabytków w Olsztynie.

W przypadku informacji przetwarzanych podczas pracy zdalnej za pomocą szyfrowanych kanałów VPN w pięciu urzędach dopuszczono stosowanie jedynie sprzętu służbowego. W pięciu pozostałych instytucjach można było korzystać także z prywatnych komputerów, ale po spełnieniu określonych wymagań. Przed dopuszczeniem takiego sprzętu do nawiązywania połączeń VPN z zasobami informatycznymi urzędów konieczna była aktualizacja systemu operacyjnego, zainstalowanie programu antywirusowego, stosowanie indywidualnego konta i hasła zgodnego z przyjętą w urzędach polityką.

Czy zastosowane w kontrolowanych urzędach rozwiązania dotyczące bezpieczeństwa informacji w pracy zdalnej przyniosły oczekiwane efekty? Na pewno wpłynęły na podniesienie poziomu bezpieczeństwa, jednak trudno ocenić w jakim stopniu, ponieważ kierownicy tych instytucji nie dysponowali rzetelną oceną skuteczności wprowadzonych rozwiązań. Tylko trzy na 10 urzędów przeprowadziły w badanym okresie zewnętrzny audyt bezpieczeństwa systemów informatycznych. Część jednostek zleciła audyt wewnętrzny i uwzględniała jego wyniki w przeprowadzanych analizach ryzyka. Dwa urzędy nie przeprowadziły żadnego przeglądu w tym zakresie.

NIK ma także zastrzeżenia do szkoleń organizowanych przez kontrolowane instytucje. Zdaniem Izby, ich pracownicy nie mieli pełnej wiedzy o zagrożeniach dotyczących bezpieczeństwa informacji w pracy na odległość i o sposobach zapobiegania skutkom tych zagrożeń. Informacje na ten temat zdobywano głównie dzięki samokształceniu, m.in. poprzez udostępnione przez pracodawców materiały. Jedynie dwie instytucje zorganizowały szkolenia na temat bezpiecznego łączenia się z siecią wewnętrzną urzędu, dwie kolejne w całym badanym okresie nie przeprowadziły żadnego. Poprzestano tam jedynie na instruowaniu tych pracowników, którzy odbierali sprzęt do pracy zdalnej.

Wnioski NIK

Do ministra właściwego do spraw informatyzacji:

Pozyskiwanie od jednostek administracji publicznej informacji o skali wykorzystania systemów teleinformatycznych w pracy zdalnej i o stosowaniu wydanych przez ministra zaleceń i rekomendacji.

Do jednostek administracji publicznej:

Dokonanie przez jednostki administracji publicznej przeglądu regulacji wewnętrznych w obszarze bezpieczeństwa informacji i zmodyfikowanie ich tak, aby nie ograniczały się one wyłącznie do ochrony danych osobowych.

Materiały audiowizualne dla radia, TV i portali internetowych >>

Informacje o artykule

Data utworzenia:
18 lipca 2022 15:09
Data publikacji:
19 lipca 2022 08:30
Wprowadził/a:
Andrzej Gaładyk
Data ostatniej zmiany:
30 sierpnia 2022 11:30
Ostatnio zmieniał/a:
Marta Połczyńska

Przeczytaj treść ponownie