Podstawową przyczyną długotrwałości procedury administracyjnej był brak dla części obszarów skontrolowanych gmin planów zagospodarowania przestrzennego dla terenów przeznaczonych pod inwestycje. Ta okoliczność wymuszała przed wydaniem decyzji o pozwoleniu na budowę, uzyskanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (wzizt). Możliwość zaskarżenia przez inwestora uzgodnień dokonanych w toku postępowań, czy też składania odwołań od wydanych decyzji skutkowała tym, że proces wydawania decyzji o warunkach zabudowy trwał nawet do kilku lat. Takie przypadki wystąpiły m.in. w Urzędzie Miasta Płocka (756 dni), Urzędzie Miasta Otwocka (884 dni) i Urzędzie Miasta i Gminy Grójec (433).
Na długotrwałość postępowań administracyjnych miała wpływ również nieuzasadniona zwłoka w podejmowaniu czynności przez urzędników. W pięciu na sześć skontrolowanych urzędów gmin/miast decyzje o warunkach zabudowy wydano z naruszeniem terminów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego, tj. po upływie 2 miesięcy (na 120 zbadanych decyzji o warunkach zabudowy 54 wydano po upływie 2 miesięcy, czyli prawie co drugą skontrolowaną decyzję o wz wydano z naruszeniem ustawowych terminów). Zdarzały się przypadki, że bezzasadnie zawieszano postępowanie. Bardzo często też nie powiadamiano stron o wszczęciu postępowania w sprawie wydania decyzji, a w sprawach już się toczących - o przyczynach zwłoki w załatwianiu sprawy i nowym terminie jej załatwienia.
Izba stwierdziła także istotne błędy w stosowanych przez urzędy procedurach, takie jak: nadawanie biegu postępowaniu administracyjnemu pomimo niekompletności złożonych wniosków, czy brak dokumentowania czynności podejmowanych przez organ w toku postępowania. Świadczy to o braku dbałości w wykonywaniu obowiązków przez część pracowników urzędów prowadzących postępowania, jak również o nieskuteczności sprawowanego nad nimi nadzoru.
Rodzaje głównych nieprawidłowości w zbadanych postępowaniach
Stwierdzone nieprawidłowości w postępowaniach o pozwoleniu na budowę (zidentyfikowane w 59 na 180 badanych postępowań):
- 19 przypadków - brak dokumentowania podejmowanych czynności
- 13 przypadków - brak określenia w decyzji specjalności inspektora nadzoru inwestorskiego
- 13 przypadków - zatwierdzenie w decyzjach projektów architektoniczno-budowlanych zawierających niewłaściwie ponumerowane strony
- 10 przypadków - niezapewnienie stronom czynnego udziału w postępowaniu
- 7 przypadków - określenie danych ewidencyjnych nieruchomości niezgodnie z decyzjami o wzizt
- 5 przypadków -brak ustanowienia w decyzji inspektora nadzoru inwestorskiego
Stwierdzone nieprawidłowości w postępowaniach o wydanie dezyzji o wzizt (zidentyfikowane w 134 na 180 badanych postępowań):
- 186 przypadków - nieprzekazanie kopii decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego Marszałkowi Woj. Mazowieckiego
- 100 przypadków - brak dokumentowania podejmowanych czynności
- 59 przypadków - naruszenie terminów do wydania decyzji o wzizt
- 46 przypadków - niepowiadomienia stron o przyczynach zwłoki i o nowym terminie załatwienia sprawy
- 43 przypadki - akceptacja niekompletnych wniosków
- 32 przypadki - nieodpowiednie opisanie załączników graficznych do decyzji o wzizt
- 29 przypadków - nieinformowanie stron o podejmowanych przez organ działaniach
- 10 przypadków - niezapewnienie stronom czynnego udziału w postępowaniu
- 5 przypadków - błędy przy zawieszaniu postępowań
Ogółem NIK stwierdziła 577 nieprawidłowości w 193 postępowaniach na 360 zbadanych) poprzedzających wydanie decyzji. Przy czym 510 nieprawidłowości stwierdzono w 134 postępowaniach o wydanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (wzizt) i 67 nieprawidłowości w 59 postępowaniach dotyczących wydania decyzji o pozwoleniu na budowę.
Dla 60 pozwoleń na budowę (po 10 zbadanych w każdym starostwie powiatowym), poprzedzonych wydaniem decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (wzizt), NIK zbadała łączny czas trwania postępowania - liczony od daty złożenia wniosku o wydanie decyzji o wzizt. Okazało się, że faktyczny czas tych postępowań (bez odejmowania okresów, których nie wlicza się do czasu ich trwania) wyniósł w 38 przypadkach (tj. 63,3%) powyżej 100 dni, a w 10 przypadkach powyżej 200 dni (16,6%). Najdłuższe ze zbadanych postępowań w Piasecznie trwało 284 dni, a najkrótsze 63 dni, w Płocku odpowiednio 180 i 41 dni, w Grójcu 318 i 72 dni, w Kozienicach 258 i 36 dni, w Otwocku 223 i 68 dni i w Legionowie 221 i 62 dni.
Pokreślić należy, że objęte tym badaniem sprawy nie należały do szczególnie skomplikowanych, nie wystąpiły w tych przypadkach skargi na decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, jak i konieczność występowania o różnego rodzaju opinie i uzgodnienia.
W toku kontroli, NIK sprawdziła również, na ile zostały osiągnięte cele dokonanej w czerwcu 2015 roku nowelizacji Prawa budowlanego - w zakresie możliwości jedynie zgłoszenia rozpoczęcia budowy, bez konieczności uzyskiwania pozwolenia na budowę lub przebudowę wolnostojącego domu jednorodzinnego. Podstawowym celem nowelizacji było uproszczenie i skrócenie procesu budowlanego. Jednak wnioski są niepokojące. NIK stwierdziła, że po zmianie przepisów, do sześciu zbadanych starostw powiatowych wpłynęły w drugiej połowie 2015 r. tylko 534 zgłoszenia łącznie. Liczba wniosków o pozwolenie na budowę w drugiej połowie 2015 r., w stosunku do drugiej połowy 2014 r., zmalała jedynie o 630 wniosków łącznie (z 4859 do 4229, tj. o 13%).
Inwestorzy zamiast zgłoszenia często wybierali procedurę uzyskania pozwolenia na budowę. Główna przyczyna to fakt, że część pozwoleń na budowę, zwłaszcza dotyczących mniej skomplikowanych inwestycji, wydawana jest w terminie krótszym niż termin złożenia sprzeciwu do przedstawionego przez inwestora zgłoszenia. Inne powody decydowania się inwestorów na pozwolenie na budowę w miejsce zgłoszenia to planowane uzyskanie kredytu bankowego, banki wolą bowiem otrzymać decyzję o pozwoleniu na budowę, niż zaświadczenie o niewniesieniu sprzeciwu. Ponadto większość inwestorów składa do organu architektoniczno-budowlanego szablonowe projekty przygotowane przez projektanta, a następnie w czasie procesu inwestycyjnego zmienia koncepcję. W przypadku pozwolenia na budowę inwestor do wniosku o zmianę decyzji załącza projekt „zamienny”, obejmujący tylko zakres wnioskowanej zmiany. W przypadku zgłoszenia ma zastosowanie art. 36a ust. 1a Prawa budowlanego, który stanowi, że istotne odstąpienie od projektu budowlanego złożonego wraz ze zgłoszeniem budowy lub przebudowy, wobec którego właściwy organ nie wniósł sprzeciwu, jest dopuszczalne jedynie po uzyskaniu decyzji o pozwoleniu na budowę dotyczącej całego zamierzenia budowlanego. To z kolei oznacza m.in. konieczność zakupu czterech egzemplarzy projektu architektoniczno-budowlanego i ponownego dokonania ich adaptacji.
Po zakończeniu kontroli NIK sformułowała pod adresem Ministra Infrastruktury i Budownictwa wnioski o podjęcie prac legislacyjnych, m.in. celem wprowadzenia obowiązku uchwalania przez gminy miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego dla terenów przewidzianych w studiach uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin pod zabudowę oraz rozstrzygania w jednej decyzji administracyjnej o wszystkich istotnych dla danej inwestycji sprawach.
Najwyższa Izba Kontroli uważa też za zasadne podjęcie przez wójtów, burmistrzów, prezydentów miast i starostów działań zmierzających do wyeliminowania nieprawidłowości w postępowaniach dotyczących wydawania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz o pozwoleniu na budowę, jak też w samych decyzjach, poprzez zwiększenie kompetencji osób prowadzących te postępowania jak i wzmocnienie nadzoru nad realizacją przedmiotowych działań.
Kontrolą, przeprowadzoną na przełomie 2015 i 2016 roku, objęto 12 jednostek, w tym sześć urzędów gmin/miast oraz sześć starostw powiatowych.
