System zapewnienia jakości procesu kontrolnego

System zapewnienia jakości ma również na celu uzyskanie wystarczającej pewności, że w NIK:

1. wszyscy jej pracownicy przestrzegają zawodowych standardów oraz obowiązujących wymagań prawnych i etycznych;
2. dokumenty będące wynikiem prac NIK (programy kontroli, wystąpienia pokontrolne, informacje o wynikach kontroli i inne dokumenty, o których mowa w ustawie o NIK) są sporządzane rzetelnie,  obiektywnie i bezstronnie, w sposób zapewniający ich spójność i przejrzystość.

System zapewnienia jakości uwzględnia standardy „INTOSAI ISSAI 40. Kontrola Jakości w NOK”^[1] oraz opracowany przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB) i wydany przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) Międzynarodowy Standard Kontroli Jakości 1 (MSKJ 1)^[2], z uwzględnieniem przepisów regulujących status i funkcjonowanie NIK.

I. ZASADY FUNKCJONOWANIA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI PROCESU KONTROLNEGO.

1. Ogólne ramy systemu zapewnienia jakości.

Na system zapewnienia jakości procesu kontrolnego NIK składają się^[3]:

1. Zadania Prezesa NIK związane z zapewnieniem jakości;
2. Wymagania etyczne;
3. Zasady podejmowania kontroli;
4. Zasoby kadrowe;
5. Postępowanie kontrolne;
6. Monitorowanie i nadzorowanie systemu zapewnienia jakości;
7. Dokumentowanie procesu zapewnienia jakości.

1.1. Zadania Prezesa NIK związane z zapewnieniem jakości^[4]

W celu zapewnienia jakości Prezes NIK:

1. ustanawia zasady i procedury służące promowaniu wewnętrznej kultury, w której  jakość stanowi  istotny element  działalności  NIK;
2. zapewnia właściwą organizację pracy i podział zadań w ramach systemu zapewnienia jakości;
3. zatwierdza ogólne wyznaczniki jakości (standardy kontroli, Kodeks Etyki Pracownika NIK, wytyczne i metodyki, procedury postępowania);
4. ustanawia zasady i procedury oceny procesu kontrolnego, w tym oceny wyników kontroli, pod kątem spełniania wymogów jakości;
5. zapewnia przekazywanie zasad systemu zapewnienia jakości pracownikom NIK oraz podmiotom zewnętrznym wykonującym prace wspólnie pod kierownictwem NIK lub na zlecenie NIK;
6. zapewnia dostępność zasobów niezbędnych do wdrożenia i stosowania systemu zapewnienia jakości.

Prezes NIK albo wiceprezesi NIK nadzorujący i koordynujący w jego imieniu kontrole planowe, zatwierdzają - w programie kontroli - szczegółowe wyznaczniki jakości dla danej kontroli, dbając o ich zgodność z przyjętymi w NIK zasadami i procedurami systemu zapewnienia jakości.

1.2. Wymagania etyczne^[5]:

1. w NIK funkcjonuje określony - spójny z kodeksem etyki INTOSAI (ISSAI 30) - zbiór wartości, zasad postępowania i norm zachowania, którymi kierują się kontrolerzy oraz inni pracownicy, zwany dalej „Kodeksem Etyki Pracownika NIK”;
2. wszyscy pracownicy NIK są szczegółowo zaznajomieni z Kodeksem Etyki Pracownika NIK i zobowiązują się go stosować;
3. zasady etyki są przedmiotem szkoleń, w tym stanowią element aplikacji kontrolerskiej;
4. przestrzeganie Kodeksu Etyki Pracownika NIK bierze się pod uwagę przy ocenie okresowej kontrolerów NIK.

1.3. Zasady podejmowania kontroli^[6]:

1. do Planu Pracy NIK przyjmuje się w pierwszej kolejności kontrole wymagane prawem, wynikające z ustawy o NIK; pozostałe kontrole planowe podejmowane są po szczegółowej analizie istotnych problemów państwa;  
2. realizacja kontroli poprzedzona jest analizą  posiadania przez jednostki kontrolne NIK odpowiednich zasobów kadrowych;
3. w przypadku braku wystarczających kwalifikacji lub zasobów do realizacji kontroli, dokonuje się analizy możliwości i celowości przeprowadzenia z organami kontroli, rewizji, inspekcji działającymi w administracji rządowej i samorządzie terytorialnym określonych kontroli wspólnie pod kierownictwem NIK, skorzystania z wyników kontroli przeprowadzonych przez te organy lub zlecenia tym organom przeprowadzenia kontroli doraźnych;
4. kontrole doraźne podejmowane poza Planem Pracy NIK przeprowadza się po dokonaniu analizy ich zasadności i ustaleniu, że kontrola nie wpłynie negatywnie na realizację pozostałych zadań.  

1.4. Zasoby kadrowe^[7]:

1. w NIK funkcjonują zasady i procedury w zakresie naboru, aplikacji kontrolerskiej, podnoszenia kwalifikacji oraz rozwoju zawodowego pracowników;
2. zapewnia się odpowiednie przygotowanie kontrolerów do prowadzenia kontroli;
3. w razie potrzeby, w programie kontroli wskazuje się wymagania dotyczące szczególnych umiejętności i kompetencji zawodowych oraz kwalifikacji merytorycznych niezbędnych do właściwego wykonania czynności kontrolnych lub korzysta się w kontrolach  z pomocy biegłych lub specjalistów;
4. jednoznacznie przypisuje się uczestnikom procesu kontrolnego odpowiedzialność za realizację i jakość poszczególnych zadań kontrolnych;
5. na każdym etapie procesu kontrolnego zapewnia się odpowiedni nadzór;
6. zapewnia się niezbędną rotację kontrolerów przeprowadzających kontrole w celu ograniczenia ryzyka powstania zażyłości z pracownikami kontrolowanych jednostek;
7. po zakończeniu każdej kontroli  dokonuje się oceny realizacji zadań kontrolnych przez poszczególnych kontrolerów.

1.5. Postępowanie kontrolne^[8]:

1. w NIK funkcjonują zasady, procedury i narzędzia, zebrane w formie standardów, wytycznych oraz metodyk kontroli, mające na celu zapewnienie, że kontrole i inne prace prowadzone są w sposób spójny i jednolity, zgodny z regulacjami prawnymi oraz standardami INTOSAI^[9];
2. standardy kontroli NIK udostępniane są  w Biuletynie Informacji Publicznej NIK, natomiast wytyczne i metodyki udostępniane są kontrolerom NIK, w tym poprzez wewnętrzny portal informacyjny;
3. kontrolerzy NIK zobowiązani są do stosowania obowiązujących standardów i wytycznych,
4. a ewentualne odstępstwo od stosowania wytycznych musi być uzasadnione i uzyskać akceptację osób nadzorujących;
5. kontrolerzy NIK bezpośrednio przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, okazując  upoważnienie do kontroli, informują kierownika jednostki kontrolowanej o podstawie prawnej podjęcia i zakresie przedmiotowym kontroli, a także o okresie objętym kontrolą;
6. dokumenty końcowe poszczególnych etapów postępowania kontrolnego (program kontroli, wystąpienie pokontrolne, informacja o wynikach kontroli) podlegają weryfikacji i przeglądowi jakości.

1.6. Monitorowanie i nadzorowanie systemu zapewnienia jakości^[10]:

1. w NIK prowadzi się  stałe monitorowanie i ocenę funkcjonowania systemu zapewnienia jakości oraz analizę istotnych ryzyk występujących na różnych etapach procesu kontrolnego i skuteczności systemu w zakresie przeciwdziałania tym ryzykom;
2. okresowo dokonuje się  przeglądów jakości przeprowadzanych na próbie zakończonych kontroli;
3. monitorowanie i przegląd jakości powierza się pracownikom posiadającym odpowiednie doświadczenie; pracownicy ci zobowiązani są do zachowania bezstronności w czasie prowadzenia powierzonych im prac;
4. w NIK funkcjonuje ustalony tryb postępowania w przypadku skarg lub zarzutów dotyczących jakości pracy kontrolerów NIK;
5. system zapewnienia jakości może być przedmiotem przeglądu partnerskiego przeprowadzanego  przez przedstawicieli naczelnych organów kontroli innych państw.

1.7. Dokumentowanie procesu zapewnienia jakości^[11]:

1. wykonanie poszczególnych procedur zapewnienia jakości podlega udokumentowaniu poprzez parafowanie dokumentów oraz poprzez wypełnienie odpowiednich kwestionariuszy jakości w systemie teleinformatycznym;
2. ponadto mogą być wprowadzone szczególne techniki dokumentowania jakości, specyficzne dla danej kontroli, opisane w programie kontroli

[1] Standardy i wytyczne ISSAI 40.  Kontrola jakości w NOK, Najwyższa Izba Kontroli, Warszawa, 2011 r., str. 91-104,

[2] Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej i Kontroli Jakości. Tom III,  wyd. SKP, KIBR, Warszawa, 2010 r.

[3] Por.:  ISSAI 40.4, MSKJ 1.16

[4] Por.: ISSAI 40.6a, MSKJ 1.18-19

[5] Por.: ISSAI 40.6b, MSKJ 1.20-25

[6] Por.: ISSAI 40.6c , MSKJ 1.26-28

[7] Por.: ISSAI 40.6d, MSKJ 1.29-31

[8] Por.: ISSAI 40.6e, MSKJ 1.32-47

[9] Por.: ISSAI 20, zasada 3

[10] Por.: ISSAI 40.6f, MSKJ 1.48-54

[11] Por.: ISSAI 40.4, MSKJ 1.57-59