System zapewnienia jakości ma również na celu uzyskanie wystarczającej pewności, że w NIK:
- wszyscy jej pracownicy przestrzegają zawodowych standardów oraz obowiązujących wymagań prawnych i etycznych;
- dokumenty będące wynikiem prac NIK (programy kontroli, wystąpienia pokontrolne, informacje o wynikach kontroli i inne dokumenty, o których mowa w ustawie o NIK) są sporządzane rzetelnie, obiektywnie i bezstronnie, w sposób zapewniający ich spójność i przejrzystość.
System zapewnienia jakości uwzględnia standardy „INTOSAI ISSAI 40. Kontrola Jakości w NOK”[1] oraz opracowany przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB) i wydany przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) Międzynarodowy Standard Kontroli Jakości 1 (MSKJ 1)[2], z uwzględnieniem przepisów regulujących status i funkcjonowanie NIK.
I. ZASADY FUNKCJONOWANIA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI PROCESU KONTROLNEGO.
1. Ogólne ramy systemu zapewnienia jakości.
Na system zapewnienia jakości procesu kontrolnego NIK składają się[3]:
- Zadania Prezesa NIK związane z zapewnieniem jakości;
- Wymagania etyczne;
- Zasady podejmowania kontroli;
- Zasoby kadrowe;
- Postępowanie kontrolne;
- Monitorowanie i nadzorowanie systemu zapewnienia jakości;
- Dokumentowanie procesu zapewnienia jakości.
1.1. Zadania Prezesa NIK związane z zapewnieniem jakości[4]
W celu zapewnienia jakości Prezes NIK:
- ustanawia zasady i procedury służące promowaniu wewnętrznej kultury, w której jakość stanowi istotny element działalności NIK;
- zapewnia właściwą organizację pracy i podział zadań w ramach systemu zapewnienia jakości;
- zatwierdza ogólne wyznaczniki jakości (standardy kontroli, Kodeks Etyki Pracownika NIK, wytyczne i metodyki, procedury postępowania);
- ustanawia zasady i procedury oceny procesu kontrolnego, w tym oceny wyników kontroli, pod kątem spełniania wymogów jakości;
- zapewnia przekazywanie zasad systemu zapewnienia jakości pracownikom NIK oraz podmiotom zewnętrznym wykonującym prace wspólnie pod kierownictwem NIK lub na zlecenie NIK;
- zapewnia dostępność zasobów niezbędnych do wdrożenia i stosowania systemu zapewnienia jakości.
Prezes NIK albo wiceprezesi NIK nadzorujący i koordynujący w jego imieniu kontrole planowe, zatwierdzają - w programie kontroli - szczegółowe wyznaczniki jakości dla danej kontroli, dbając o ich zgodność z przyjętymi w NIK zasadami i procedurami systemu zapewnienia jakości.
1.2. Wymagania etyczne[5]:
- w NIK funkcjonuje określony - spójny z kodeksem etyki INTOSAI (ISSAI 30) - zbiór wartości, zasad postępowania i norm zachowania, którymi kierują się kontrolerzy oraz inni pracownicy, zwany dalej „Kodeksem Etyki Pracownika NIK”;
- wszyscy pracownicy NIK są szczegółowo zaznajomieni z Kodeksem Etyki Pracownika NIK i zobowiązują się go stosować;
- zasady etyki są przedmiotem szkoleń, w tym stanowią element aplikacji kontrolerskiej;
- przestrzeganie Kodeksu Etyki Pracownika NIK bierze się pod uwagę przy ocenie okresowej kontrolerów NIK.
1.3. Zasady podejmowania kontroli[6]:
- do Planu Pracy NIK przyjmuje się w pierwszej kolejności kontrole wymagane prawem, wynikające z ustawy o NIK; pozostałe kontrole planowe podejmowane są po szczegółowej analizie istotnych problemów państwa;
- realizacja kontroli poprzedzona jest analizą posiadania przez jednostki kontrolne NIK odpowiednich zasobów kadrowych;
- w przypadku braku wystarczających kwalifikacji lub zasobów do realizacji kontroli, dokonuje się analizy możliwości i celowości przeprowadzenia z organami kontroli, rewizji, inspekcji działającymi w administracji rządowej i samorządzie terytorialnym określonych kontroli wspólnie pod kierownictwem NIK, skorzystania z wyników kontroli przeprowadzonych przez te organy lub zlecenia tym organom przeprowadzenia kontroli doraźnych;
- kontrole doraźne podejmowane poza Planem Pracy NIK przeprowadza się po dokonaniu analizy ich zasadności i ustaleniu, że kontrola nie wpłynie negatywnie na realizację pozostałych zadań.
1.4. Zasoby kadrowe[7]:
- w NIK funkcjonują zasady i procedury w zakresie naboru, aplikacji kontrolerskiej, podnoszenia kwalifikacji oraz rozwoju zawodowego pracowników;
- zapewnia się odpowiednie przygotowanie kontrolerów do prowadzenia kontroli;
- w razie potrzeby, w programie kontroli wskazuje się wymagania dotyczące szczególnych umiejętności i kompetencji zawodowych oraz kwalifikacji merytorycznych niezbędnych do właściwego wykonania czynności kontrolnych lub korzysta się w kontrolach z pomocy biegłych lub specjalistów;
- jednoznacznie przypisuje się uczestnikom procesu kontrolnego odpowiedzialność za realizację i jakość poszczególnych zadań kontrolnych;
- na każdym etapie procesu kontrolnego zapewnia się odpowiedni nadzór;
- zapewnia się niezbędną rotację kontrolerów przeprowadzających kontrole w celu ograniczenia ryzyka powstania zażyłości z pracownikami kontrolowanych jednostek;
- po zakończeniu każdej kontroli dokonuje się oceny realizacji zadań kontrolnych przez poszczególnych kontrolerów.
1.5. Postępowanie kontrolne[8]:
- w NIK funkcjonują zasady, procedury i narzędzia, zebrane w formie standardów, wytycznych oraz metodyk kontroli, mające na celu zapewnienie, że kontrole i inne prace prowadzone są w sposób spójny i jednolity, zgodny z regulacjami prawnymi oraz standardami INTOSAI[9];
- standardy kontroli NIK udostępniane są w Biuletynie Informacji Publicznej NIK, natomiast wytyczne i metodyki udostępniane są kontrolerom NIK, w tym poprzez wewnętrzny portal informacyjny;
- kontrolerzy NIK zobowiązani są do stosowania obowiązujących standardów i wytycznych,
- a ewentualne odstępstwo od stosowania wytycznych musi być uzasadnione i uzyskać akceptację osób nadzorujących;
- kontrolerzy NIK bezpośrednio przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, okazując upoważnienie do kontroli, informują kierownika jednostki kontrolowanej o podstawie prawnej podjęcia i zakresie przedmiotowym kontroli, a także o okresie objętym kontrolą;
- dokumenty końcowe poszczególnych etapów postępowania kontrolnego (program kontroli, wystąpienie pokontrolne, informacja o wynikach kontroli) podlegają weryfikacji i przeglądowi jakości.
1.6. Monitorowanie i nadzorowanie systemu zapewnienia jakości[10]:
- w NIK prowadzi się stałe monitorowanie i ocenę funkcjonowania systemu zapewnienia jakości oraz analizę istotnych ryzyk występujących na różnych etapach procesu kontrolnego i skuteczności systemu w zakresie przeciwdziałania tym ryzykom;
- okresowo dokonuje się przeglądów jakości przeprowadzanych na próbie zakończonych kontroli;
- monitorowanie i przegląd jakości powierza się pracownikom posiadającym odpowiednie doświadczenie; pracownicy ci zobowiązani są do zachowania bezstronności w czasie prowadzenia powierzonych im prac;
- w NIK funkcjonuje ustalony tryb postępowania w przypadku skarg lub zarzutów dotyczących jakości pracy kontrolerów NIK;
- system zapewnienia jakości może być przedmiotem przeglądu partnerskiego przeprowadzanego przez przedstawicieli naczelnych organów kontroli innych państw.
1.7. Dokumentowanie procesu zapewnienia jakości[11]:
- wykonanie poszczególnych procedur zapewnienia jakości podlega udokumentowaniu poprzez parafowanie dokumentów oraz poprzez wypełnienie odpowiednich kwestionariuszy jakości w systemie teleinformatycznym;
- ponadto mogą być wprowadzone szczególne techniki dokumentowania jakości, specyficzne dla danej kontroli, opisane w programie kontroli
[1] Standardy i wytyczne ISSAI 40. Kontrola jakości w NOK, Najwyższa Izba Kontroli, Warszawa, 2011 r., str. 91-104,
[2] Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej i Kontroli Jakości. Tom III, wyd. SKP, KIBR, Warszawa, 2010 r.
[3] Por.: ISSAI 40.4, MSKJ 1.16
[4] Por.: ISSAI 40.6a, MSKJ 1.18-19
[5] Por.: ISSAI 40.6b, MSKJ 1.20-25
[6] Por.: ISSAI 40.6c , MSKJ 1.26-28
[7] Por.: ISSAI 40.6d, MSKJ 1.29-31
[8] Por.: ISSAI 40.6e, MSKJ 1.32-47
[9] Por.: ISSAI 20, zasada 3
[10] Por.: ISSAI 40.6f, MSKJ 1.48-54
[11] Por.: ISSAI 40.4, MSKJ 1.57-59