Informacja o wynikach kontroli prawidłowości przeprowadzenia przez Przedsiębiorstwo Państwowe ”Polskie Koleje Państwowe” przetargu na wybór dostawcy składów szybkich pociągów z wychylnym nadwoziem

Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła na wniosek Prezesa Rady Ministrów kontrolę działalności PKP w zakresie udzielenia zamówień publicznych na dostawcę pociągów z uchylnym nadwoziem. Celem kontroli było dokonanie oceny prawidłowości przeprowadzania przetargu publicznego na wybór dostawcy składów szybkich pociągów z wychylnym nadwoziem oraz ekonomicznego uzasadnienia wprowadzenia tego rodzaju pociągów do eksploatacji przez PKP. Z ustaleń kontroli wynika, że ogłoszenie i przeprowadzenie przetargu na wybór dostawcy pociągów z wychylnym nadwoziem i prędkością do 250 km/h było niecelowe i nosiło cechy niegospodarności. Postępowanie przetargowe w sprawie udzielenia zamówień publicznych w trybie przetargu dwustopniowego przeprowadzone zostało z rażącym naruszeniem ustawy o zamówieniach publicznych. NIK uważa, że niecelowość przedsięwzięcia wynikała głównie z tego, że PKP nie było przygotowane do jego sfinansowania. We wrześniu 1998 r. tj. w okresie rozstrzygnięcia przetargu funkcjonowało ze stratą ok.1 mld.zł. Tymczasem potrzeby finansowe związane z samym zakupem pociągów ustalono na poziomie 0,9 mld.zł (tj.ok.250 mln.$ ) Zakładano również zaangażowanie środków własnych PKP i dotacji z budżetu państwa o łącznej wartości 4,3 mld.zł na doprowadzenie do roku 2005 linii E-65 (Gdynia-Warszawa-Katowice), na której miały kursować pociągi z wychylnym nadwoziem do stanu technicznego, który gwarantowałby wykorzystanie jego walorów technicznych. Działania PKP w zakresie pozyskania źródeł finansowania zakupu pociągów z wychylnym nadwoziem ograniczyły się jedynie do nałożenia na uczestników pierwszego etapu przetargu wymogu finansowania 90% dostaw. Jednak już w drugim etapie przetargu od określenia powyższego wymogu odstąpiono. Dopiero po rozstrzygnięciu przetargu Zarząd Przedsiębiorstwa podjął próbę negocjowania z wybranym dostawcą sposobu finansowania przetargu. W trakcie kontroli stwierdzono również, że brak dostatecznych środków na modernizację linii E-65 sprawił, iż na całym odcinku stan zaawansowania prowadzonych prac modernizacyjnych nie przekroczył 22%, co postawiło pod znakiem zapytania możliwość efektywnego wykorzystania szybkich pociągów z wychylnym nadwoziem w przyjętym okresie tj. do 2005 roku. Podejmując w II połowie 1996 r. działania zmierzające do finalizacji zamiaru wprowadzenia szybkich pociągów na linii E-65 Zarząd PKP kierował się wynikami analizy z 1996 r.. Analiza ta opierała się w znacznej mierze na materiałach przekazanych wcześniej przez przedsiębiorstwo Fiat Ferroviaria późniejszego zwycięzcę przetargu, z którym PKP współpracowała już od 1992 r. W dwa lata później 20 lipca 1998 r. Zarząd przedsiębiorstwa podjął uchwałę w sprawie akceptacji wybranego dostawcy pociągów tj. Fiat Ferroviaria. Uchwała nie była poprzedzona aktualnym rachunkiem opłacalności wdrożenia tego typu pociągów do eksploatacji. Wyniki kontroli pokazują, że tego typu analiza była konieczna, gdyż faktyczna cena zakupu składu pociągu oferowana przez dostawcę była o około 75 % wyższa od przyjętej w analizie w 1996 r. Zamawiający nie wykorzystał właściwie możliwości, jakie daje tryb udzielania zamówień publicznych w drodze przetargu dwustopniowego. Negocjacje prowadzone z uczestnikami pierwszego etapu przetargu nie doprowadziły do ustalenia wyczerpujących danych o przedmiocie zamówień. Przystępując wiec do drugiego etapu przetargu PKP nie potrafiła precyzyjnie określić specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający nieprecyzyjnie określił 14 cech technicznych przedmiotu zamówienia. Zezwolił oferentom na sprecyzowanie dalszych 11 wymagań technicznych, a w stosunku do 16 innych wymagań przyjął, że zostaną one określone dopiero po otwarciu ofert. Nie zapewniono również w specyfikacji precyzyjnego i pełnego spisu innych niż cena kryteriów przy wyborze oferty. Po przeprowadzenie negocjacji oraz dokonaniu oceny 5 złożonych ofert do drugiego etapu przetargu zaproszono 3 oferentów. Każdy z nich złożył ofertę ostateczną zawierającą liczne odstępstwo nawet od tak nieprecyzyjnie określonych wymogów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z art. 45 pkt.1 uzp. takie oferty powinny zostać odrzucone, jako nieodpowiadające warunkom określonym w ustawie i nie spełniające wymagań określonych w specyfikacji. Jednak oferty te zamawiający przyjął, a nadto zezwolił uczestnikom na uzupełnienie treści złożonych ofert ostatecznych po ich otwarciu, co jest zabronione przez art.44 ust.2 w zw z art. 55 uzp. Popełniono błędy przy powołaniu komisji przetargowej. Nie określono bowiem kryteriów doboru jej członków i szczegółowych zasad pracy. W rezultacie podczas obrad komisji występowała wysoka absencja na jej posiedzeniach, a dokumentacja przetargowa była prowadzona nieprawidłowo i niestosownie. W ocenie NIK działalność Przedsiębiorstwa w zakresie organizacji przetargu była prowadzona bez należytej ochrony interesów majątkowych PKP. Zarząd PKP na podstawie umowy zlecił organizację i obsługę przetargu na przygotowanie i prowadzenie dokumentacji przetargowych firmie Kolmex S.A. za wynagrodzenie brutto w wysokości 183 tys.zł. Umowa przewidywała dodatkowo, że w przypadku podpisania kontraktu z wybranym dostawcą Kolmex S.A. otrzyma także wynagrodzenie w wysokości 0,9% + VAT od wartości każdej dostawy za obsługę kontraktu. Przedstawicieli Kolmexu powołano również do składu komisji przetargowej. PKP działała niegospodarnie. Firmy zewnętrzne do obsługi kontraktu wybrano bez przetargu, a w umowie niekorzystnie dla Przedsiębiorstwa określono prawa i obowiązki stron, zwłaszcza w zakresie odpowiedzialności za należyte wywiązanie się z jej postanowień. Sformułowanie umowy spowodowało, że firma Kolmex S.A. mogła być bezpośrednio zainteresowana wynikiem przetargu. Mogła również oddziaływać na jego wynik. Niewłaściwy był prowadzony przez organy PKP nadzór na przygotowaniem i realizacją omawianego zamówienia publicznego. Prezes Zarządu PKP w toku trwania postępowania przetargowego bez zastrzeżeń akceptował ważne w tym postępowaniu dokumenty mimo, ze były one sprzeczne z uzp, organy PKP (Zarząd i Rada) posiadały wiarygodne i pełne informacje o nieprawidłowo przeprowadzonym przetargu przekazane przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (VII 1998 r.), niezależnych audytorów powoływanych przez Radę PKP (IV kwartał 98) oraz kontrolera NIK (grudzień XII 1998 r.), który ponadto wskazał na ewentualne negatywne skutki finansowe wynikające z konieczności unieważnienia umowy zawartej z nieprawidłowo wybranym dostawcą. Ani Zarząd PKP, ani Rada PKP do zakończenia kontroli w lutym 1999 r. nie uznała za zasadne unieważnienie przetargu. Zarząd PKP wypłacił także wynagrodzenie w wysokości 183 tys.zł brutto firmie Kolmex S.A.. Ogólne koszty przedsięwzięcia zmierzającego do zakupu szybkich pociągów wyniosły ok.247 tys.zł. Poza w/w kwotą, składają się na nie również nakłady na wykonanie analiz opłacalności przedsięwzięcia. W trakcie kontroli kontrolerzy NIK działając na podstawie art.51 ust.1 ustawy o NIK w dniu 18.XII.1998 r. poinformował Prezesa Zarząd PKP o stwierdzeniu bezpośredniego niebezpieczeństwa wystąpienia niepowetowanej szkody w mieniu pp. PKP. Szkoda mogła nastąpić poprzez zawarcie umowy z dostawcą wybranym w trakcie niewłaściwie przeprowadzonego przetargu. W wystąpieniu pokontrolnym do Prezesa Zarządu PKP, NIK wniosła o przerwanie negocjacji mających na celu zawarcie kontraktu i o unieważnienie przetargu. W dniu 13.XII.1999 r. Prezes zarządu PKP przesłał do wiadomości NIK uchwałę Zarządu PKP z dnia 7.XII.1999 r. o unieważnieniu postępowania w sprawie udzielania zamówienia publicznego na dostawy 16 pociągów pasażerskich zespolonych o wychylnym nadwoziu z prędkością do 250 km/h.