Informacja o wynikach kontroli działania administracji publicznej w celu minimalizacji skutków tzw. efektu "Roku 2000" na funkcjonowanie sfery publicznej w Polsce

Celem kontroli było zbadanie stanu przygotowań oraz realizacji zadań związanych z przystosowaniem systemów łączności, informatyki oraz systemów sterowniczych (sterowników) w jednostkach organizacyjnych administracji państwowej, bankowości i ubezpieczeń społecznych do zmiany daty na rok 2000 dla minimalizacji efektu "Roku 2000" na funkcjonowanie sfery publicznej w Polsce. Kontrola została przeprowadzona przez NIK w okresie od 16.11.1998 r. do 2.03.1999 r. w 16 ministerstwach, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Głównym Urzędzie Statystycznym, Narodowym Banku Polskim oraz we wszystkich urzędach wojewódzkich. Objęto nią okres od 1.01.1998 r. do 29.01.1999 r. 1. Ustalono, że datą graniczną dla podjęcia działań w administracji publicznej stanowi powołanie Zespołów ds. problemu "Roku 2000" w poszczególnych jednostkach zgodnie z pismem Ministra SWiA rozesłanym do kierowników jednostek administracji publicznej w kwietniu 1998 r. W piśmie tym określono potencjalne zagrożenia wynikające z zaistnienia ww. problemu oraz zalecono sposoby ich zapobiegania. Najlepiej przygotowaną instytucją, z 19 objętych kontrolą urzędów centralnych, jest Narodowy Bank Polski, zaś jedną z najgorzej przygotowanych - Ministerstwo Zdrowia i Opieki Społecznej, spośród 16 skontrolowanych urzędów wojewódzkich za najlepiej przygotowane można uznać Urzędy Wojewódzkie: Małopolski i Pomorski, do najgorzej przygotowanych urzędów należą - Śląski i Mazowiecki.) Zdaniem NIK wszystkie instytucje powinny zdecydowanie przyspieszyć prace w tym zakresie z uwagi na zbyt późne rozpoznanie problemu i powagę związanych z nim zagrożeń. 2. Wyniki kontroli wykazały, że nie wszystkie ze skontrolowanych jednostek dysponowały niezbędnym harmonogramem prac dostosowawczych mającym na celu uodpornienie znajdującego się w instytucji sprzętu i oprogramowania na PR2000. Harmonogramów nie posiadało 26 % jednostek centralnych oraz 50 % urzędów wojewódzkich. Opracowanie takiego dokumentu - zdaniem NIK - ma zasadnicze znaczenie dla terminowej realizacji działu mających na celu zapobieżenie negatywnym skutkom problemu "Roku 2000". Umożliwi to w każdej instytucji bieżące monitorowanie stanu zaawansowania prac oraz kontrolę terminowości realizacji działań w skali całego resortu, a tym samym dostrzeganie zagrożeń i możliwość przeciwdziałania im. 3. Inwentaryzację sprzętu i oprogramowania przeprowadzono w 74 % skontrolowanych urzędów centralnych i w 90 % urzędów wojewódzkich przy czym - spośród 19 jednostek centralnych, w 1 jednostce nie przeprowadzono prac w ww. zakresie, a w 4 nie zakończono tego rodzaju prac. W 2 urzędach wojewódzkich inwentaryzacja nie została przeprowadzona, natomiast w 5 ww. czynności zostały przeprowadzone w sposób budzący wątpliwości (np. ilość zinwentaryzowanego sprzętu nie zgadzała się z faktyczną liczbą eksploatowanego w urzędzie). W ocenie NIK jest to pierwsze działanie, jakie należy wykonać, aby można było określić skalę problemu w danej instytucji. Pomocnym byłoby uzyskanie certyfikatów od dostawców o odporności na ww. problem użytkowanego sprzętu i oprogramowania. 4. Testy wykazujące, który sprzęt i oprogramowanie jest odporny na problem "Roku 2000" przeprowadzono w 95 % skontrolowanych jednostek centralnych. 56 % objętych kontrolą urzędów wojewódzkich przeprowadziło ww. testy, z czego jednak ponad połowa wykonała je w sposób niepełny. ' W opinii NIK wynik tych testów jest niezbędny do sporządzenia wykazu systemów i urządzeń nie gwarantujących poprawnej pracy po zmianie daty z 1999 na 2000, a tym samym sporządzenia całościowej inwentaryzacji. 5. Samodzielnie, własnymi siłami rozwiązywać zamierza problemy związane ze zmianą daty, 26 % jednostek centralnych. Pozostałe korzystają lub zamierzają skorzystać z możliwości zlecania realizowania niektórych zadań wyspecjalizowanym firmom informatycznym. 45 % urzędów wojewódzkich nie zamierza korzystać z pomocy z zewnątrz przy dostosowywaniu systemów łączności, informatyki oraz sterowników do wymogów związanych z zagadnieniami problemu Roku 2000". 6. W budżecie na 1999 rok nie przewidziano żadnych wydzielonych środków na sfinansowanie prac związanych z minimalizacją problemu. Wydatki związane z ww. problemem były finansowane ze środków przewidzianych w budżetach poszczególnych jednostek. W 21 % urzędów centralnych oraz w 44 % urzędów wojewódzkich, nie oszacowano kosztów prac dostosowawczych, mających na celu uodpornienie lub wymianę znajdujących się w instytucji systemów łączności, informatyki oraz sterowników. W tej sytuacji należy określić jak wysokie będą koszty związane z uodpornieniem na PR2000 skontrolowanych jednostek, ponieważ wcześniejsze szacunki są zdezaktualizowane, zarówno ze względu na zmiany strukturalne spowodowane reformą administracyjną kraju, jak również z powodu nierzetelnego oszacowania ww. kosztów. 7. Z ustaleń kontroli wynika, że w 79% podjęto akcję monitorowania działań mających na celu zapobieżenie negatywnym skutkom PR2000, zaś 68 % urzędów wojewódzkich nie podjęło akcji monitorowania działali w ww. zakresie. W odniesieniu do jednostek dla których skontrolowane podmioty są organem nadzorującym, założycielskim, bądź właścicielskim, ograniczono się głównie do ich poinformowania o zagrożeniach wynikających z problemu "Roku 2000". Zdaniem NIK konieczne jest stałe monitorowanie postępu prac związanych z przygotowaniem ww. jednostek do przedmiotowego problemu. Dodać należy, że w sytuacji kiedy brak harmonogramów prac dostosowawczych, monitorowanie realizacji poszczególnych zadań jest co najmniej utrudnione - jeżeli nie wręcz niemożliwe. 8. Stwierdzono, że Planem Awaryjnym, zapewniającym poprawne funkcjonowanie jednostki na wypadek najbardziej pesymistycznej wersji wydarzeń dysponował jedynie Narodowy Bank Polski oraz 2 urzędy wojewódzkie (Podlaski, Małopolski). W ocenie NIK konieczne jest opracowanie Planów Awaryjnych w związku z możliwością wystąpienia problemu "Roku 2000" zarówno we wszystkich jednostkach, które nie mają pewności, że są w pełni odporne na możliwość wystąpienia zagrożeń związanych ze zmianą daty 1999 na 2000 r., jak również w pozostałych, bowiem dotknięte mogą być zagrożeniami spowodowanymi przez inne jednostki z którymi współpracują lub z których usług korzystają (może wystąpić tzw. efekt domina) 9. Spośród skontrolowanych jednostek 80 % (w tym 13 urzędów wojewódzkich) deklaruje, że oprogramowanie i sprzęt znajdujący się w instytucji będzie dostosowany do działania po 31 grudnia 1999 r. Zdaniem NIK powyższe deklaracje w świetle ustaleń kontroli, nie dają podstaw do tak optymistycznych stwierdzeń. W wielu instytucjach pozostały do wykonania jeszcze liczne prace związane z koniecznością dostosowania . sprzętu i oprogramowania dla zapewnienia bezawaryjnego funkcjonowania po 31 grudnia 1999 r. Stanowi to podstawę do przewidywania pojawienia się realnych zagrożeń związanych z problemem "Roku 2000" we wszystkich tych przypadkach, gdzie poszczególne zadania nie zostaną wykonane w planowanych terminach. Na pozytywną ocenę zasługują działania organizatorskie podjęte przez MSWiA w celu minimalizacji skutków tzw. efektu "Roku 2000" na funkcjonowanie ministerstw, urzędów wojewódzkich oraz innych podmiotów administracji państwowej m.in.: powołanie Zespołu Koordynującego w marcu 1998 r., przedstawienie ww. problemu i sposobów jego minimalizacji kierownikom urzędów administracji rządowej oraz zebranie danych odnośnie stanu zaawansowania prac poszczególnych urzędów w tym zakresie. Niepokój budzi tempo przygotowania informacji opracowanej na podstawie ww. danych oraz pozyskania środków z Międzynarodowego Banku Odbudowy i Rozwoju na wykonanie prac planistycznych komitetu koordynującego rozwiązanie problemu "Roku 2000" w skali całego kraj u. Ponadto Minister SWiA w stosunku do własnych jednostek nie wykonał części tych działań, które zalecał innym podmiotom, a mianowicie : nie zatwierdził harmonogramu prac dostosowawczych, nie sporządził Planu Awaryjnego oraz nie objął monitoringiem dwóch jednostek mu podległych (Urzędu Głównego Geodety Kraju oraz Centralnego Ośrodka Recepcyjnego dla Uchodźców), a w stosunku do innych prowadził monitoring w niepełnym zakresie.