Fiasko transformacji cyfrowej w Poczcie Polskiej

Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia realizację przez zarząd Poczty Polskiej S.A. wybranych inwestycji w latach 2020–2023. Przedsięwzięcia, które miały zwiększyć konkurencyjność w obszarze nowoczesnych usług pocztowych, prowadzone były nierzetelnie i niegospodarnie.  W szczególności strategiczny projekt jakim było stworzenie sieci automatów paczkowych, realizowano z naruszeniem warunków zawartej umowy, niegospodarnie i niecelowo, co naraziło Pocztę Polską na nieuzasadnione koszty oraz doprowadziło do utraty oczekiwanych korzyści. Poczta Polska nie radziła sobie z wyzwaniami rynku, w szczególności związanymi z transformacją cyfrową oraz dynamicznym rozwojem nowoczesnych usług. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, NIK przygotowała zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa wyrządzenia znacznej szkody majątkowej spółce oraz zgłoszenie do CBA.

Informatyzacja społeczeństwa i rozwój handlu elektronicznego (ang. e-comerce) na stałe zmienił sposób funkcjonowania rynku usług pocztowych. Wzrostowi wartości całego rynku, towarzyszy zmiana struktury i profilu usług oraz sposobu ich świadczenia przez operatorów pocztowych. W tej sytuacji kluczowe znaczenie mają inwestycje w nowe technologie i dostosowanie usługodawców do nowych warunków rynkowych. Operatorzy pocztowi na koniec 2022 r. zrealizowali ogółem prawie 2 mld usług pocztowych, o 22 mln więcej niż w 2021 r. Wzrost ten wynikał przede wszystkim ze zwiększenia wolumenu przesyłek kurierskich na przestrzeni ostatnich czterech lat o 103% - z 441 mln w 2019 r. do 894 mln w 2022 r. Wzrostowi w tym segmencie rynku towarzyszył spadek wolumenów przesyłek listowych o 28% - z 1246 mln w 2019 r. do 896 mln w 2022 r.

W porównaniu do 2019 r., liczba usług zrealizowanych przez Pocztę Polską S.A. w 2022 r. zmniejszyła się o 6%, podczas gdy inni operatorzy pocztowi odnotowali wzrost zrealizowanych usług od 16% do 1165%. W najszybciej rozwijającym się segmencie rynku usług pocztowych, czyli w usługach kurierskich, Poczta Polska S.A. plasowała się na trzecim miejscu pod względem liczby zrealizowanych przesyłek z wynikiem blisko 61 mln w 2022 r., odstając znacząco od lidera rynku, który zrealizował 507 mln usług.

W 2022 r. Poczta Polska S.A. posiadała największy udział w rynku usług pocztowych realizując blisko 1,1 mld usług pocztowych, co stanowiło 55,5% udziału w wolumenie usług pocztowych ogółem. Nie przełożyło się to jednak na zwiększenie zyskowności spółki.

W obliczu wspomnianych zmian rynku usług pocztowych, Poczta Polska może być zmuszona do inwestycji w nowych obszarach usług, żeby utrzymać konkurencyjność i zwiększyć przychody. Szczególnie w obszarze przesyłek KEP (przesyłek kurierskich, ekspresowych, paczkowych) i rozwoju sieci automatów paczkowych Poczta Polska pozostaje daleko w tyle za swoją konkurencją, posiadając na koniec III kwartału 2023 r. zaledwie 200 szt. maszyn paczkowych, podczas gdy lider rynku obsługiwał ponad 21 tys. takich urządzeń. Projekt zakupu automatów paczkowych realizowany z wielomiesięcznymi opóźnieniami nie zapewnił PP SA wykorzystania potencjału szybko rozwijającego się rynku KEP w Polsce.

Celem niniejszej kontroli było sprawdzenie, czy wybrane inwestycje Poczty Polskiej S.A. były prowadzone legalnie, gospodarnie, celowo i rzetelnie, a także czy przygotowanie i realizacja strategii inwestycyjnej zapewniało osiągnięcie jej celów.

Najważniejsze ustalenia kontroli

Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia realizację przez zarząd Poczty Polskiej S.A. wybranych inwestycji w latach 2020–2023, ze względu na liczne naruszenia obowiązujących przepisów prawa, warunków zawartych umów i niecelowe działanie. Sposób realizacji części skontrolowanych umów naraził spółkę na nieuzasadnione koszty i był działaniem niegospodarnym. Ponadto Poczta Polska nie radziła sobie z wyzwaniami rynku, w szczególności związanymi z transformacją cyfrową oraz dynamicznym rozwojem nowoczesnych usług, co miało istotny wpływ na pozycję spółki na rynku usług pocztowych w segmencie KEP.

Kontrola sposobu realizacji przez Pocztę Polską S.A. działalności inwestycyjnej objęła strategiczne i kluczowe inwestycje m.in.: zakup 2000 szt. automatów paczkowych, budowę nowej strony internetowej Poczty Polskiej S.A., wytworzenie systemu TMS (system wspomagający zarządzanie procesami transportowymi, logistycznymi oraz dystrybucyjnymi), rozbudowę dwóch węzłów ekspedycyjno-rozdzielczych oraz zakup maszyn do sortowania przesyłek. Łączna ich wartość przekraczała 500 mln zł, a stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości przekroczyły 113 mln zł.

Niegospodarności polegały na niewykorzystywaniu przez zarząd Poczty Polskiej S.A. przysługujących mu uprawnień zawartych w umowach z wykonawcami m.in. w zakresie nakładania kar umownych (w projekcie wytworzenia systemu TMS oraz projekcie automatów paczkowych).

Zarząd dopuścił do powstania wielomiesięcznych opóźnień w realizacji projektów narażając spółkę na nadmiarowe koszty realizacji umów i dopuścił do utraty potencjalnych przychodów. W szczególności, w projekcie uruchomienia do końca 2022 r. dwóch tys. automatów paczkowych popełniono wiele błędów skutkujących m.in. opóźnieniami, powstaniem nieuzasadnionych kosztów, utratą prawa do naliczenia kar umownych oraz nieosiągnięciem zakładanych korzyści. Nieprawidłowości miały miejsce już na etapie postępowania przetargowego. Poczta Polska nie określiła żadnych warunków udziału, które uwiarygodniłyby możliwość zrealizowania umowy przez potencjalnego wykonawcę m.in. doświadczenie rynkowe, referencje, zdolność finansowa i zdolność organizacyjno-techniczna. W konsekwencji wybrany dostawca automatów paczkowych po podpisaniu umowy nie był w stanie terminowo realizować umowy z powodu problemów z płynnością finansową. NIK wskazuje przy tym, że Poczta Polska powierzyła realizację zadania konsorcjum dwóch podmiotów, którego lider miał siedzibę w budynku wielorodzinnym i którego kapitał zakładowy wynosił ok. 6 tys. zł.

Pierwotny termin dostawy i instalacji 2000 automatów wskazany w umowie został przesunięty z lutego 2023 r. na koniec 2024 r. Według stanu na 30 czerwca 2023 r., zainstalowano zaledwie 243 maszyny, lecz bez funkcji użytkowych dla klientów. Zarząd, posiadając wiedzę o istotnych naruszeniach umowy przez wykonawcę, podjął decyzję o kontynuowaniu współpracy, a udokumentowane działania dyscyplinujące wykonawcę ograniczył do wezwania wykonawcy do zaniechania naruszeń umowy. Nie skorzystał tym samym z określonego umową prawa do wypowiedzenia umowy, nie podjął również decyzji o naliczeniu kar umownych z tytułu zwłoki. Co więcej zarząd podpisał niekorzystne dla spółki aneksy i porozumienia, dotyczące wydłużenia terminu realizacji umowy oraz rezygnacji z dochodzenia kar umownych związanych z opóźnieniami w realizacji umowy, w zamian za rekompensatę, której wartość była o wiele niższa od możliwych kar umownych. Działania te były w ocenie NIK niegospodarne.

Nieprawidłowości w zakresie nienaliczania kar umownych zostały stwierdzone również w przypadku umowy na wytworzenie systemu TMS. Według stanu na 11 września 2023 r. zadanie było zrealizowane w połowie, mimo że w umowie określono termin dostarczenia stabilnej wersji produktu na październik 2023 r. Pomimo rocznego opóźnienia, zarząd Poczty Polskiej S.A. nie zdecydował się na naliczenie wykonawcy kar umownych z tego tytułu. NIK obliczyła, że spółka mogła nałożyć kary w wysokości 2,4 mln zł, zamiast tego zapłaciła wykonawcy zaliczkę w wysokości 7,8 mln zł, choć nie zostały spełnione warunki wypłaty zaliczki określone w umowie.

Natomiast projekt dotyczący nowej strony internetowej Poczty Polskiej był nierealny już na starcie. Wykonanie projektu zaplanowano na trzy etapy: etap I miał zostać ukończony w 2022 r. a pozostałe dwa – w 2023 r. Pierwotne założenia okazały się niemożliwe do spełnienia już przed upływem trzech miesięcy od podpisania umowy. Spółka podjęła decyzję o odstąpieniu od częściowego wdrożenia strony internetowej w 2022 r., jednocześnie prowadząc negocjacje z wykonawcą w sprawie nowych terminów realizacji umowy. Negocjacje trwały prawie osiem miesięcy. W ich wyniku ustalono, że strona internetowa zostanie oddana w październiku 2023 r., z prawie rocznym opóźnieniem w stosunku do pierwotnego harmonogramu. Stan zaawansowania prac w lipcu 2023 r. również nie gwarantował dochowania terminów, tym razem już zmienionych. W przypadku tej inwestycji także nie naliczono wykonawcy kar umownych, gdyż zmiany terminów były sankcjonowane kolejnymi aneksami.

Strategia Średnioterminowa przygotowana przez zarząd Poczty Polskiej S.A. już na etapie planowania była obarczona dużym ryzykiem nieosiągnięcia jej założeń. Jej realizacja była uzależniona od zakończenia kilkunastu kluczowych projektów o skomplikowanym charakterze, których stopień przygotowania na dzień rozpoczęcia strategii nie był zaawansowany. Zarząd zaakceptował to ryzyko. Przyjęcie takich założeń powodowało, że część celów strategii już w momencie ich przyjmowania była niemożliwa do osiągnięcia w ramach czasowych obowiązywania Średnioterminowej Strategii. Sama Poczta Polska potwierdziła, że według stanu z połowy 2023 r. osiągnięcie zakładanych celów i rezultatów strategii nie będzie możliwe w założonym terminie. Mimo to zarząd spółki nie podjął skutecznych działań korygujących i naprawczych, pomimo tego, że był on zobowiązany do realizacji założeń strategii w przyjętych w niej ramach czasowych. NIK ocenia to zaniechanie jako nierzetelne działanie.

Wnioski

Najwyższa Izba Kontroli wnioskuje do Ministra Aktywów Państwowych o:

• zapewnienie skutecznego nadzoru właścicielskiego nad Pocztą Polską S.A., gwarantującego zabezpieczenie interesu ekonomicznego spółki w toku jej działalności inwestycyjnej;
• wykorzystanie dostępnych narzędzi nadzorczych zapewniających skuteczną realizację celów strategicznych Poczty Polskiej S.A., w szczególności w zakresie rozwoju nowoczesnych usług odpowiadających wyzwaniom rynku i zwiększających konkurencyjność spółki.

W związku z ustaleniami kontroli, NIK przygotowała zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa niedopełnienie ciążącego obowiązku i wyrządzenia znacznej szkody majątkowej Spółce (art. 296 § 1 w związku z § 3 KK) oraz pismo sygnalne do Centralnego Biura Antykorupcyjnego.