Cyfrowe zmiany w kulturze – na Mazowszu prawie dobrze…

Realizacja projektu „Konwersja cyfrowa domów kultury” w wybranych samorządowych jednostkach kultury województwa mazowieckiego

Realizowana w odpowiedzi na pandemiczne obostrzenia cyfryzacja domów kultury została przeprowadzona zasadniczo w sposób prawidłowy. Narodowe Centrum Kultury dobrze przygotowało i wypromowało projekt „Konwersja cyfrowa domów kultury”, jednak nie było w stanie zweryfikować rzetelności raportów końcowych grantobiorców. Ci ostatni prawidłowo wywiązali się z postanowień umów grantowych – z jednym niechlubnym wyjątkiem w Grójcu.

Ogłoszenie stanu epidemii COVID-19 i związany z tym lockdown spowodowały, że działalność instytucji kultury z bezpośrednim udziałem odbiorców oferty kulturalnej została istotnie ograniczona. Wiele lokalnych instytucji kultury nie było przygotowanych do przeniesienia działalności stacjonarnej w przestrzeń online. Odpowiedzią na te problemy miał być projekt Narodowego Centrum Kultury (NCK) – państwowej instytucji kultury nadzorowanej przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego – pn. „Konwersja cyfrowa domów kultury” (dalej: Projekt).

Celami Projektu było przystosowanie samorządowych instytucji kultury do korzystania z narzędzi cyfrowych oraz zakup sprzętu i infrastruktury informatycznej niezbędnej do prowadzenia online i/lub w formie cyfrowej działań edukacyjnych i animacyjnych dla lokalnej społeczności.

Realizowano go w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014–2020, osi priorytetowej „III. Cyfrowe kompetencje społeczeństwa”, działania 3.2 „Innowacyjne rozwiązania na rzecz aktywizacji cyfrowej”, na podstawie umowy zawartej przez NCK z Centrum Projektów Polska Cyfrowa 14 kwietnia 2021. Wg założeń Projekt miał być realizowany w okresie 1 marca 2021 – 31 grudnia 2022 i finansowany ze środków pozyskanych w 92,33% z budżetu środków europejskich oraz w 7,67% z budżetu państwa.

Umowę o dofinansowanie zmieniano dwukrotnie, w efekcie całość dofinansowania wyniosła blisko 42,3 mln zł, zaś termin kwalifikowalności wydatków wydłużono o rok (do 31 grudnia 2023).

Kontrola NIK objęła NCK oraz sześć domów kultury z województwa mazowieckiego, których projekty grantowe wybrano w pierwszym konkursie realizowanego Projektu i dofinansowano łącznie na kwotę 961,6 tys. zł.

  • Działania NCK były zgodne z założeniami, przeprowadzone racjonalnie i efektywnie.
  • Większość skontrolowanych domów kultury rzetelnie pozyskała i wydatkowała środki grantów, dochowując terminowej realizacji projektów grantowych.
  • Niechlubnym wyjątkiem okazał się Grójecki Ośrodek Kultury (GOK), który naruszył wewnętrzne uregulowania dotyczące udzielania zamówień publicznych oraz ustalone w umowie grantowej reguły dokonywania wydatków w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Przestrzeganie tych zasad stanowiło jeden z warunków uznania poniesionych w projekcie wydatków za kwalifikowalne.

NCK poprzedził przygotowanie projektu „Konwersja cyfrowa domów kultury” i określenie jego celów zbadaniem rzeczywistych potrzeb instytucji kultury w zakresie przygotowania ich działalności do konwersji cyfrowej. Potrzeby te wynikały z negatywnych skutków pandemicznego lockdownu, znacznie ograniczającego dotychczasową działalność stacjonarną.

Potrzeby instytucji kultury w zakresie wsparcia w konwersji cyfrowej (opis grafiki poniżej)
Opis grafiki

Potrzeby instytucji kultury w zakresie wsparcia w konwersji cyfrowej

  • Nabycie przez pracowników kompetencji umożliwiających przeniesienie działań do sieci internetowej na większą skale, rozwój działań on-line i w konsekwencji unowocześnienie profilu placówek,
    szczególnie w instytucjach odległych od dużych ośrodków miejskich
  • Doposażenia w sprzęt umożliwiający prowadzenie działań edukacyjnych i animacyjnych w sposób cyfrowy, a także tworzenie archiwów mówionych, dokumentacji cyfrowej wydarzeń lokalnych jako nowej roli domów kultury w społeczności lokalnej

Źródło: opracowanie własne NIK na podstawie wyników kontroli

Następnie NCK przygotowało wniosek do Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) o dofinansowanie, określając w nim m.in. zakres Projektu (liczbę instytucji objętych wsparciem, liczbę osób przewidzianych do szkoleń, wartość sprzętu itp.), przewidziane zadania, zakładane efekty i harmonogram realizacji.

Pierwszy konkurs grantowy ogłoszono 16 kwietnia 2021, wyznaczając termin składania wniosków na 10 maja 2021. Ze względu na bardzo duże zainteresowanie termin ten został przedłużony do 21 maja. W pierwotnym terminie do NCK wpłynęło 670 wniosków, a do końca konkursu prawie dwukrotnie więcej tj. 1252 wnioski.

Konkurs został przygotowany i przeprowadzony bez uchybień. Zgodnie z przyjętym Regulaminem konkursu NCK dokonało ocen formalnych i merytorycznych złożonych wniosków.

Kryteria oceny merytorycznej wniosków konkursowych (opis grafiki poniżej)
Opis grafiki

Kryteria oceny merytorycznej wniosków konkursowych

  • Nr 1: ocena korzyści wynikających z realizacji projektu grantowego dla wnioskodawcy (m.in. adekwatność podjętych działań do sytuacji, w której znajduje się wnioskodawca na tle potrzeb opisanej we wniosku grupy odbiorców oferty kulturalnej wnioskodawcy (zakres punktowy 0–10);
  • Nr 2: ocena przedstawionych we wniosku informacji o zaistnieniu negatywnych skutków pandemii COVID-19 dla działalności w zakresie animacji kultury i edukacji kulturalnej Wnioskodawcy, powiązanych ze wskazaniem we wniosku zakresu planowanych do wsparcia działań oraz odpowiadających im wydatków, które – odpowiednio do zakresu zaistniałych negatywnych skutków COVID-19 – przyczynia się do ich znoszenia lub przeciwdziałania im w przyszłości (zakres punktowy 0–30);
  • Nr 3 ocena czy wydatki ponoszone przez grantobiorców zostaną dokonane w sposób oszczędny, tzn. niezawyżony w stosunku do średnich cen i stawek rynkowych i spełniający wymogi uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz czy zadeklarowane wydatki są racjonalne i niezbędne do osiągniecia celu przyznawanego grantu (zakres punktowy 0–15);
  • Nr 4 ocena projektu grantowego w kontekście działalności kulturalnej wnioskodawcy w okresie 2 ostatnich lat oraz planu rozwoju wnioskodawcy w tym obszarze na najbliższe 3 lata (zakres punktowy 0–5);
  • Nr 5 wpływ zakupu wyposażenia na rozszerzenie i uatrakcyjnienie oferty kulturalnej oraz wdrażanie nowoczesnych technologii (zakres punktowy 0–8);
  • Nr 6 uwzględnienie działań służących rozwijaniu kompetencji cyfrowych osób zajmujących się edukacja kulturalna i animacja działań kulturalnych oraz przygotowaniu ich do samodzielnego inicjowania działań i nawiązywania współpracy na rzecz tego typu aktywności w społecznościach lokalnych (zakres punktowy 0–12);
  • Nr 7 uwzglednienie w opisie projektu grantowego działan słuzacych udostepnieniu efektów projektu osobom ze specjalnymi potrzebami, o których mowa w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu
    dostepnosci osobom ze szczególnymi potrzebami (zakres punktowy 0–12);
  • Nr 8 złożenie wniosku przez podmiot, którego organizatorem jest odpowiednio: gmina wiejska, gmina miejsko-wiejska bez ograniczeń liczby mieszkańców oraz gmina miejska lub powiat z siedziba w miejscowości do 50 tys. mieszkańców, w szczególności oddalonych od dużych ośrodków miejskich ponad 50 km (zakres punktowy 0–8)

Źródło: opracowanie własne NIK na podstawie wyników kontroli.

Każdy z badanych wniosków został oceniony przez dwóch ekspertów i uzyskał punktację. 200 najwyżej punktowanych projektów grantowych zakwalifikowano do dofinansowania i z wyłonionymi instytucjami NCK podpisało umowy grantowe na łączną kwotę 26 430,5 tys. zł, w tym z 26 z woj. mazowieckiego na łączną kwotę 3 527,2 tys. zł.

NCK prawidłowo promowało Projekt na swojej stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych, wskazując m.in., że jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Na działania promocyjne (wg stanu na 5 września 2022 r.) wydano 303,7 tys. zł, czyli ponad połowę planowanych na ten cel wydatków. Działania promocyjne były skuteczne, o czym świadczy zainteresowanie projektem przewyższające jego możliwości finansowe.

Po rozstrzygnięciu konkursu NCK prawidłowo przygotowało i zrealizowało pakiet szkoleń dla grantobiorców (tj. szkolenie stacjonarne i on-line, tutoring cyfrowy oraz webinaria). Szkolenia przygotowano m.in. uwzględniając potrzeby grantobiorców, wynikające z przeprowadzonej ewaluacji. Wykonawców usług szkoleniowych wybrano zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych i uregulowaniami wewnętrznymi NCK, a środki na ten cel zostały wydatkowane w sposób gospodarny. Na szkolenie stacjonarne i tutoring dla 200 grantobiorców wydatkowano 1 637,0 tys. zł, a na szkolenia online i webinaria –187,4 tys. zł.

Wszystkie złożone terminowo przez sześciu skontrolowanych grantobiorców wnioski o dofinansowanie projektów grantowych dotyczyły działalności statutowej i zawierały ogólną charakterystykę planowanych zamierzeń. W czterech wnioskach wskazywano, że zakupiony ze środków grantu sprzęt będzie stanowił wyposażenie konkretnych, już działających lub uruchamianych pracowni. W pozostałych dwóch zamieszczono ogólne zapisy o planowanej modernizacji zaplecza cyfrowego.

Realizacja pięciu z sześciu zbadanych projektów grantowych przebiegała terminowo, zgodnie z harmonogramem i przedstawionym w umowach z NCK zakresem rzeczowym. Skontrolowane ośrodki przeznaczyły otrzymane z NCK środki na zakup sprzętu i wyposażenia oraz szkolenia zewnętrzne. Zakupy zrealizowano z należytą starannością oraz zgodnie z zasadami określonymi w umowach grantowych, tj. ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami obowiązującymi w ramach programu.

Spośród sześciu skontrolowanych domów kultury jedynie Grójecki Ośrodek Kultury (GOK) wykorzystał przyznane przez NCK wsparcie finansowe w sposób niezgodny z zawartą umową grantową. Przez ponad osiem miesięcy od zawarcia umowy nie podjął działań dotyczących zakupu sprzętu oraz szkoleń, w związku z czym nie dotrzymał pierwotnie uzgodnionego przez strony terminu (umowę aneksowano, przedłużając termin) i w konsekwencji nie wykorzystał środków przyznanego dofinansowania w całości.

Stwierdzono nieprawidłowości dotyczące realizowanych w związku z projektem zamówień publicznych. Przystępując do udzielenia zamówień, GOK nie określił w sposób jednoznaczny i wyczerpujący przedmiotu zamówienia. Wszystkie sporządzone zapytania ofertowe zawierały lakoniczne opisy przedmiotu zamówienia – ograniczono się do wskazania jedynie rodzaju i liczby potrzebnych urządzeń (np. aktualnie potrzebujemy 2x skaner; 2 szt. – obiektywy do aparatu cyfrowego; 3x lampy studyjne). W efekcie powyższego złożone oferty nie były porównywalne, w większości wypadków dotyczyły bowiem urządzeń o różnych parametrach technologicznych, co uniemożliwiło rzetelny wybór najkorzystniejszej z nich.

Działaniem tym GOK naruszył: własne uregulowania wewnętrzne dotyczące udzielania zamówień publicznych oraz ustalone w umowie grantowej zasady dotyczące dokonywania wydatków ze środków grantu w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, czyli tym samym podstawowe zasady dokonywania wydatków ze środków publicznych, określone w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Wobec powyższych nieprawidłowości wydatki GOK w kwocie 112,8 tys. zł – w świetle postanowień umowy grantowej i Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków z funduszy europejskich – należy uznać za wydatki niekwalifikowalne, które powinny były zostać pokryte przez grantobiorcę z własnych środków.

Wszystkie jednostki (poza GOK) wykorzystały w pełni środki przekazanego przez NCK grantu. GOK z przyznanych 161,2 tys. zł wykorzystał kwotę 116,8 tys. zł, tj. 72,5%, a niewykorzystaną kwotę 44,4 tys. zł zwrócił do NCK.

Ze środków grantów grantobiorcy najczęściej nabywali sprzęt komputerowy i urządzenia peryferyjne, lampy oświetleniowe, kamery, pętle indukcyjne, aparaty fotograficzne. Ciechanowski Ośrodek Edukacji Kulturalnej „Studio” zakupił dron z kamerą i obiektywem do realizacji nowatorskich nagrań oraz aplikację do tworzenia gier miejskich.

Zrealizowane szkolenia zewnętrzne dotyczyły m.in.: tworzenia cyfrowej oferty kulturalnej działań online, nagrywania podcastów i filmów, montażu i edycji wideo, obróbki dźwięku, praktyki wystąpień w radio i telewizji, emisji głosu, projektowania mobilnych gier terenowych, budowania oferty online dla seniorów.

Dzięki otrzymanym grantom cztery domy kultury wykorzystywały już zakupione wyposażenie i nabyte umiejętności przy realizacji swoich zadań statutowych. Sprzęt wykorzystano m.in. do: uruchomienia studia filmowego, promocji lub zarejestrowania przebiegu lokalnych wydarzeń. Pozostałe dwa ośrodki były na etapie prac przygotowawczych – prawie cały zakupiony sprzęt nie był tam jeszcze efektywnie wykorzystywany (przechowywano go w oryginalnych opakowaniach).

Rozliczenie projektów grantowych odbywało się poprzez złożenie raportu końcowego, wg wzoru określonego przez NCK. Do obowiązków NCK należało dokonanie weryfikacji (formalnej, merytorycznej i rachunkowej) raportów w terminie 30 dni oraz poświadczenie faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków, a także ich kwalifikowalności.

Wszystkie kontrolowane domy kultury złożyły raporty końcowe w terminie wynikającym z umowy grantowej. Do czasu zakończenia kontroli NCK rozliczyło i zatwierdziło jedynie trzy z sześciu złożonych raportów, w tym jeden z nich został zweryfikowany nierzetelnie i zatwierdzony po terminie (NCK zatwierdziło raport, pomimo że Ośrodek nie odbył wszystkich obowiązkowych szkoleń, a pierwszych czynności weryfikacyjnych NCK dokonało po upływie 30 dni od przekazania raportu). Raporty pozostałych trzech ośrodków (w tym GOK) nie zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez NCK, pomimo upływu terminu 30 dni. W tym zakresie działania NCK oceniono jako nierzetelne.

Treść raportów końcowych nie dawała jednak NCK możliwości oceny sposobu wyłonienia dostawców wyposażenia i szkoleń, ponieważ raporty nie zawierały żadnych danych w tym zakresie. Tym samym zatwierdzenie raportów przez NCK nie przesądzało o spełnieniu przez grantobiorcę wszystkich warunków kwalifikowalności wydatków.

Wnioski

Z uwagi na niemożność zbadania kwalifikowalności wydatków skontrolowanych placówek jedynie na podstawie danych wykazanych w złożonych w NCK raportach końcowych, a także na naruszenie przez jeden ze skontrolowanych ośrodków reguł nakazujących dokonywanie wydatków w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – zdaniem NIK niezbędne jest:

  • objęcie przez NCK kontrolami kwalifikowalności wydatków dokonanych przez grantobiorców, pod kątem ich poniesienia zgodnie z ww. regułami, oraz w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, dokonanie korekty pierwotnie zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych;
  • podjęcie działań mających na celu zapewnienie rzetelnej weryfikacji raportu końcowego z wykorzystania grantu przez GOK w Grójcu.

Informacje o artykule

Data utworzenia:
02 czerwca 2023 09:50
Data publikacji:
02 czerwca 2023 11:00
Wprowadził/a:
Andrzej Gaładyk
Data ostatniej zmiany:
02 czerwca 2023 11:27
Ostatnio zmieniał/a:
Andrzej Gaładyk

Przeczytaj treść ponownie