Informacja o wynikach kontroli zawierania i realizacji umów w państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej “Poczta Polska”

Celem kontroli było dokonanie oceny rzetelności wykonania przez Pocztę Polską wniosków pokontrolnych, dotyczących usunięcia przyczyn występowania nieprawidłowości w umowach o dostawę materiałów i usług, zawartych w latach 1996 – 1999 oraz zbadanie prawidłowości zawierania i realizacji takich umów w 2000 r. i pierwszym półroczu 2001 roku. Kontrolę przeprowadzono w Centralnym Zarządzie Poczty Polskiej (CZPP) oraz Dyrekcji Okręgu Poczty w Warszawie (DOP). W toku kontroli ustalono, iż kierownictwo Poczty Polskiej - zawierając i realizując umowy o dostawę materiałów i usług - nie wykazywało należytej troski o interesy przedsiębiorstwa. W badanym okresie nadal występowały liczne przypadki nieprawidłowości przy zawieraniu i realizacji umów. Ponadto, kierownictwo Poczty Polskiej nierzetelnie (tj. przewlekle i w niewielkim stopniu) zrealizowało wnioski pokontrolne NIK z 1999 roku. O zasadności powyższej oceny działalności kierownictwa Poczty Polskiej świadczyć mogą szczegółowe ustalenia kontroli. 1. Analiza prawie 60 umów oraz 100 zamówień (dotyczących głównie zakupu materiałów promocyjno – reklamowych) wykazała, iż kierownictwo Poczty Polskiej niecelowo i niegospodarnie dysponowało środkami finansowymi przedsiębiorstwa. Tylko na skutek stwierdzonych nieprawidłowości w zbadanych umowach zakwestionowano wydatki Poczty Polskiej na łączną kwotę wynoszącą prawie 1,5 mln zł oraz wstrzymano wypłatę ok. 97 tys. zł. W ocenie NIK, do przykładowych działań niecelowych, niegospodarnych, bądź nierzetelnych należy zaliczyć: - zlecanie kancelariom prawnym wykonania tych opracowań, których właściwe merytoryczne biura CZPP nie były w stanie przedłożyć kontrolerom NIK; na “wykonanie” takich prac wydatkowano 76,8 tys. zł; - zawarcie w styczniu 2001 r. z firmą DT umowy o wykonanie oceny zgodności właściwości funkcjonalnych pakietu oprogramowania finansowo-księgowego (pn. “CRON”) z wymaganiami Poczty Polskiej; stwierdzono, że zlecenie sporządzenia tej opinii nie znajdowało uzasadnienia, gdyż omawiany pakiet został wcześniej dopuszczony do eksploatacji przez Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej (po uzyskaniu od niezależnego audytora pozytywnej oceny zgodności tego oprogramowania z ustawą o rachunkowości); na sporządzenie przedmiotowej oceny wydatkowano 88,7 tys. zł; - nieprzestrzeganie obowiązujących w Poczcie Polskiej procedur przetargowych przy wyborze w 2000 r. dostawcy paliw, którym została firma D. Ustalono, że oferta tej firmy była droższa od oferty zgłoszonej przez inną firmę (konkurującą o udzielenie zamówienia) - o 1,14 mln zł; w konsekwencji, tylko do czerwca 2001 r. za dostarczone paliwo przez tę firmę Poczta Polska zapłaciła o prawie 226 tys. zł więcej niż zapłaciłaby za to paliwo, kupując je na wolnym rynku; - wypłacenie firmie CM (bez wystarczającego uzasadnienia i bez rzetelnego udokumentowania) - 1,1 mln zł, w związku z podpisaną umową o doradztwo w zakresie public relations; - promowanie Poczty Polskiej poprzez szeroko rozpowszechnione rozdawnictwo materiałów reklamowych; przeprowadzona w toku kontroli analiza 93 zamówień na dostawy materiałów promocyjno – reklamowych (o łącznej wartości 5 mln zł) wykazała, że przedmiotami mającymi charakter upominków były nie tylko rzeczy o niewielkiej jednostkowej wartości, ale także o znacznej wartości, sięgającej kilkuset złotych, a w niektórych przypadkach nawet 1,6 tys. zł (np. kurtki, wyroby ze złota czy też skórzane teczki). 2. W ocenie NIK, do głównych przyczyn występowania w Poczcie Polskiej powyższych nieprawidłowości przy zawieraniu i realizacji umów o dostawę materiałów i usług należało: - nieprzestrzeganie trybu przygotowywania i rejestrowania umów cywilnoprawnych, określonych w stosownym zarządzeniu Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej; - niewystarczające angażowanie Biura Kontroli CZPP do badania prawidłowości zawierania i realizacji umów; - niewykonanie wniosków pokontrolnych z 1999 r., zwłaszcza dotyczących opracowania zasad obiegu dokumentów finansowo – księgowych, zakresu zadań pracowników przygotowujących i realizujących przedsięwzięcia gospodarcze oraz wzmocnienia nadzoru nad zawieraniem umów; - lekceważenie przez kierownictwo Poczty Polskiej niektórych zaleceń Rady Poczty Polskiej, w tym zaleceń w sprawie racjonalnego gospodarowania funduszami przeznaczonymi na reklamę, a zwłaszcza na promocję świadczonych usług. 3. W związku z podejrzeniem o występowaniu istotnych nieprawidłowości w działalności Poczty Polskiej - Prokuratura Apelacyjna w Lublinie wszczęła w dniu 22 sierpnia 2001 r. (na wniosek Prokuratury Krajowej) śledztwo w sprawie przekroczenia uprawnień i niedopełnienia obowiązków przez przedstawicieli Centralnego Zarządu Poczty Polskiej w okresie od 1999 r. do 2001 r. przy zawieraniu umów marketingowych, sponsoringowych oraz z dostawcami paliw. Najwyższa Izba Kontroli przekazała Prokuraturze Apelacyjnej w Lublinie kopię protokołu kontroli przeprowadzonej w CZPP wraz z wystąpieniem pokontrolnym do Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej. 4. Ustalenia przeprowadzonej kontroli, wskazujące na brak dbałości o interesy Poczty Polskiej ze strony jej kierownictwa, zwłaszcza przy zawieraniu i realizacji umów, stanowiły podstawę do wnioskowania m.in. o wzmożenie przez Ministra Infrastruktury nadzoru nad działalnością kierownictwa Poczty Polskiej oraz stworzenie warunków do wykonywania ustawowych funkcji kontrolnych przez Radę Poczty Polskiej.